部品表をExcelで管理するメリットデメリット

部品表管理をExcelで行うメリット

1. 費用をかけずに始められる

Excelは、オフィスソフトとして広く普及しているため、導入費用はかかりません。また、Excelの操作方法は比較的簡単なため、専門的な知識がなくても始められます。

具体的には、Excelの基本的な操作方法を習得するだけで、部品表の作成や管理を行うことができます。また、Excelは、さまざまなテンプレートが提供されているため、それらを活用することで、部品表を作成することができるでしょう。

2. 紙での管理より管理しやすい

Excelでは、部品表の情報をデータベースとして管理するため、必要な情報を簡単に検索・参照できます。また、部品表の変更や追加も簡単に行うことができます。

具体的には、Excelでは、フィルタや検索機能を使用して、必要な情報を簡単に検索することができます。また、セルの結合やコピー＆ペースト機能を使用して、部品表の変更や追加を簡単に行うことも可能です。

3. 部門間での共有が容易

Excelのデータを共有することで、部品表の情報を部門間で簡単に共有することができます。これにより、設計部門と製造部門など、さまざまな部門で部品表を活用することができます。

バージョン管理には注意が必要なものの、Excelのファイル共有機能を使用して、部品表のデータを複数のユーザーで共有することができます。また、クラウドストレージサービスを使用して、部品表のデータをオンラインで共有することもできます。

部品表管理をExcelで行うデメリット

1. そもそもExcelはデータベースではない

Excelは、表計算ソフトであり、データベースではありません。そのため、部品表の親子関係や階層構造を表現するのが難しいというデメリットがあります。

例えば、Excelでは、部品表の親子関係や階層構造を表現するために、マクロやVBAなどのプログラミング技術が必要になる場合があります。

2. 部品表管理に特化していない

Excelはそもそも、部品表管理に特化をしているわけではありません。そのため、BOMシステムのようにBOMに特化をしたサービスと比較をすると、使える機能に限界があります。

「リアルタイムに情報の共有をしたい」、「属人化を改善したい」などのニーズがある場合は、BOMシステムの導入を検討するといいでしょう。

中にはクラウド型の導入しやすいものもあるので要チェックです。

3. ヒューマンエラーが起こりやすい

Excelでの部品表の管理は、手作業でデータを入力するケースが少なくありません。入力ミスや入力後の煩雑なチェック作業などが課題となっている会社も少なくないでしょう。

Excelでの部品表の作成や変更は、手作業で行う必要があるため、入力ミスが発生する可能性があります。また、入力ミスが発生した場合には、それを発見するために、後からデータをチェックすることが必須です。

BOMシステムの活用で、効率的に部品表の管理を

BOMシステム導入のメリット

1. 部品表の親子関係や階層構造を表現できる

BOMシステムは、データベースをベースとしているため、部品表の親子関係や階層構造を表現することができます。これにより、部品表の検索や参照、変更などが容易になります。

BOMシステムでは、部品表の親子関係や階層構造を、データベースのテーブルやビューなどの機能を使用して表現することができます。これにより、必要な部品やユニットを簡単に検索したり、部品表の変更や追加を簡単に行うことができるでしょう。

2. 必要な機能を網羅している

BOMシステムは、部品表の管理に必要な機能を網羅しています。そのため、追加ツールを導入する必要がなく、シンプルな運用が可能になります。

具体的には、BOMシステムでは、部品表のバージョン管理や、データの整合性チェック、部品表の自動生成などの機能を備えています。これらの機能を活用することで、部品表の管理を効率的に行うことができます。

3. ヒューマンエラーを防止できる

BOMシステムは、データベースをその基礎としているため、入力ミスを防止することができます。また、データの整合性も自動的にチェックされるため、入力後の煩雑なチェック作業も不要になります。

具体的には、BOMシステムでは、入力ミスを検知する機能や、データの整合性チェックの機能を備えています。これらの機能を活用することで、ヒューマンエラーを防止し、部品表の品質を向上させることができます。

エクセルからBOMシステムへ移行した事例

事例名：手書きやExcel作業がゼロに

導入の背景

広島や滋賀、大阪に事業所を構える宮川化成工業株式会社における事例では、一部事業所のみシステム化がまったく進められておらず、アナログな業務がたくさん残っているという状況でした。中でもExcelを用いた作業は内容や項目が多いうえに入力元である手書き資料の書式のばらつきもあり、入力作業に毎日何時間も費やしてしまうという無駄の多い状況となっていました。他事業所におけるシステム化の成功事例を受け、該当する事業所でもシステム化の検討に着手しました。

課題

アナログ作業を中心にいままで対応していた現場の従業員は、新たなシステムの導入やこれまでの決まりからの変化に対してアレルギー反応を引き起こすことがあります。この事例も例外ではなくそれらの点が懸念事項として挙がっており、他にも費用対効果や自社における生産管理との合致などといった点にも不安があり課題となっていました。アナログの象徴でもある手書きとExcelに基づく作業を何とかしたいという社員の思いが、課題解決へと繋がっていきます。

解決策

解決策として導入したソリュ―ションは、最小限の機能でスモールスタートができ運用後の機能拡張性も高い「スマートF」でした。さまざまなソリューションを展示会などで吟味したり資料請求したりするなかで、操作が簡単そうであったり豊富な機能がある点などに魅力を感じ、導入を決定しています。

効果

スマートFというソリューションを導入して得られた効果のうち、工程管理においては月間で約100時間ものデータ入力を行っていた作業を省人化することに成功し、併せて進捗がリアルタイムで「見える化」されたことからより最適な生産環境となりました。手書きベースでは手間がかかることに加え、情報の反映までに1日程度のリードタイムが発生していた事から、スピードアップしたことも大きな効果でした。在庫管理も同様で、毎日30分かかるような繰り返し作業もゼロにすることができ、リアルタイムでミスのない在庫管理ができるようになっています。

事例名：リアルタイムな在庫管理で在庫削減

導入の背景

この事例は板金加工からパイプ加工まで、幅広い金属加工を企画・設計から組み立てまでの流れをワンストップサービスで提供できる株式会社イワサキの改善事例です。この会社は社長が10年ほど前からDXへの取り組みを進めており、失敗を恐れず新しい事に挑戦するという社風を活かすことで生産管理や発注EDIを導入するなど積極的にDX対応を行っていました。その中で在庫管理をDX化できていなかったという背景があり、ソリューションの導入を検討・実行しました。

課題

導入にあたっての課題としては「都度発注品」と「かんばん方式の発注品」という2通りの発注管理を行っていた点があり、発注タイミングによっては発注点の2倍もの在庫を抱えてしまうというような事態が発生していました。現場レベルで在庫や入荷状況を確認することができなかったことから二重発注も発生しているなど、在庫管理には大きな課題を抱えている状態となっていました。

解決策

そんな株式会社イワサキが導入したソリューションはスマートFで、少ない初期費用でスモールスタートができること、導入後のサポート体制がしっかりしている点などから決めました。導入後のリスクも抑えながら少ないコストで導入できることに加え、正確な在庫数や在庫金額をそもそも把握できていなかったことから「どのような機能が必要か」も判断できておらず、その状態での導入にぴったりのソリューションとして取り入れられています。

効果

在庫管理をスマートFに集約した結果、かんばん方式の発注品として管理していたモノのうち7割程度は在庫がなくなったあとの発注でも間に合うという事が発覚し、余分に在庫を抱える必要がなくなりました。結果として年間約100万円程度物在庫削減に成功したとともに、そもそもの在庫確認作業を省くことができるようになったため年間72時間ほどの業務時間圧縮にも成功しています。業務の属人性も解除することができたため、多くの効果を得られる導入結果となっています。

まとめ

部品表管理は、製造業において欠かせない業務です。Excelや紙での管理は、費用をかけずに始められるなどのメリットがありますが、どうしても部品表の管理に特化をしていないため、ヒューマンエラーが発生したり、使える機能が限定的という性質もあります。

これまでBOMをExcelで管理をしており、ミスが生じていたという場合は、BOMシステムの導入を検討するといいでしょう。

比較的安価に進めることもできるクラウド型のBOMシステムもありますので、ぜひ参考にしてください。

BOM（部品管理）システム
おすすめ2選

BOMシステムを最大限活かすために、欠かせない“ある準備”とは？

部品表（BOM）をExcelで管理していると、「データが複雑化してミスが増える」「ファイル管理が属人的になっている」「最新の情報が社内で共有されていない」といった問題が起こりがちです。こうした課題を解消し、製品開発や調達・製造の精度を高めるために、BOMシステムの導入を検討する企業が増えています。
ただし、システムを導入すればすぐに成果が出るとは限りません。部品登録や設計変更、バージョン管理などの社内運用ルールを明確にしておかないと、システムを使いこなせず属人化が残ったままになるケースも多いのです。

そこでおすすめしたいのが、BOM運用ルールを「見える化」して社内で標準化できるマニュアル作成ツールの導入です。
下記のメディアでは、BOMの登録フローや設計変更手順をわかりやすく整理し、誰でも再現できる形で共有できるマニュアル作成ツールを紹介しています。「システムと一緒に社内の運用体制も整えたい」「属人化せずにBOMを正しく管理したい」という方は、ぜひチェックしてみてください。

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